Digitaler Aktenplan
Ganzheitliche Informationsverwaltung
Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes. Die Struktur ist hierarchisch und in Kategorien unterteilt. Diese Klassifizierung kann durch Oberkategorien und Unterkategorien verfeinert werden. Die Benennung der Kategorien folgt der realen Organisationswelt und leitet sich aus Aufbauorganisation, Prozessplan, Aufgaben/Business Units, Produktwelten oder Projektplan ab. Der digitale Aktenplan ist ein Ordnungsrahmen der vorgibt, an welcher Stelle innerhalb der definierten Struktur eine Akte liegt. Bei papierbasierten Systemen ermittelt der Mitarbeiter mithilfe des Aktenplans den physischen Ablageort einer gesuchten Akte. Nach einer Umstellung auf digitale Aktenführung können bestehende Aktenpläne in das DMS übernommen werden. Die digitale Abbildung des Aktenplans dient als Grundlage zur Verwaltung der Akten. Der Aktenplan navigiert entlang der Aktenplanstruktur zu der gesuchten E-Akte.
Die Einführung eines DMS mit digitalem Aktenplan erfordert nicht, dass sämtliche Akten des Unternehmens als digitale Akte vorliegen müssen. In vielen Unternehmen existiert und funktioniert die hybride Aktenführung. Dies Bedeutet oftmals, dass insbesondere Altakten nach Bedarf digitalisiert werden. Neue Akten werden direkt digital angelegt und verwaltet. Historische Vorgänge hingegen werden Fallbezogen betrachtet und in das digitale Dokumentenmanagement übertragen.
Ein erfahrenes ECM Consulting bringt den Weitblick mit und erarbeitet mit dem Kunden eine individuelle Lösung. Diese Projekte sind mehr als organisatorische Projekte zu betrachten und nicht nur als digitales Projekt der Digitalisierungsstrategie. Arbeitsweisen werden neu strukturiert und in ein zukunftssicheres Konzept überführt. Hierbei helfen die Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten.