Digitaler Posteingang
Einfache und schnelle Bearbeitung der gesamten Eingangspost
Die Herausforderung beginnt bereits beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in allen Unternehmen. Dokumente kommen auf unterschiedlichen Wegen – mal digitalisiert, mal nicht – als Eingangspost an. Die zentrale Aufgabe eines digitalen Posteingangs besteht darin, alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital zu erfassen, zu klassifizieren, zu integrieren, zu verteilen und zu archivieren. Dies mit dem Ziel, dass alle Dokumente samt Daten schnell zu dem richtigen Mitarbeiter geleitet werden und nachhaltig verfügbar sind.
Die digitale Postverarbeitung beschleunigt die Zustellung und Bearbeitung der Post, verringert Liege- und Transportzeiten. Mit einem durchgängigen Workflow, wird die effiziente Planung der Ressourcen ermöglicht. Dies führt zu einer besseren Reaktionszeit, Bearbeitungsdauer und Servicequalität. In Summe führt der digitalisierte Posteingang und die digitale Verarbeitung der Dokumente in jedem Unternehmen zu Kosteneinsparungen. Durch eine einheitliche Lösung wird eine zentrale Stelle für die aktuelle und auch nachhaltige Bearbeitung der Dokumente geschaffen. Wichtig ist eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass der Anwender eingescannte Belege schnell recherchieren und Bearbeiten kann. Auch die Funktion Dokumente in einen sogenannten AdHoc Workflow zu übergeben bringt enormes Optimierungspotential in dem Dokumentenrouting eines jeden Unternehmens. Mit der fachlichen Klassifizierung der Dokumente wird die Übergabe in den passenden Fachprozess ermöglicht.
Die zentrale Fragestellung bei den Einführungsprojekten einer digitalen Posteingangsverarbeitung liegt in den führenden Prozessen. Mit einer durchgängigen Dokumentenanalyse werden alle Dokumententypen ermittelt und somit die technischen Umsetzungsmöglichkeiten im Unternehmen. Mit der Unterstützung unseres ECM Consulting werden die wichtigen Fragestellungen analysiert und in einem Fachkonzept dokumentiert. Gemeinsam werden verschiedene Lösungswege durchleuchtet, sodass für Ihr Unternehmen die am besten geeigneteste Lösung ausgewählt werden kann. Die Unterscheidungen in der Kombination aus fachlichen und auch technischen Ansätzen sind nicht zu unterschätzen.