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Dokumentenmanagement

E-Mail Archivierung

Vorgangsbezogen, Journal oder regelbasiert

Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers erheblich. Die individuellen Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office müssen passen.

Digitale E-Mail Archivierung

Mit der Integration in Ihren Mailclient unterstützen Systeme Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz. Im Tagesgeschäft darf das Managen des Postfachs kein Problem darstellen. Denn viel zu viel Zeit geht bei dem täglichen Überprüfen und Bearbeiten von E-Mails verloren. Der komplette Archivierungsprozess läuft im Hintergrund über definierte Kriterien ab. Anwender arbeiten wie gewohnt mit Ihrem Mailclient weiter. E-Mails, die bereits archiviert wurden, werden nach wie vor in Ihrem Mailprogramm gefunden. Somit sind auch alle Inhalte der E-Mail entweder direkt oder indirekt aus dem ECM-System aufrufbar.

Wichtige Fragestellung sind bezüglich der Art und Weise der korrekten E-Mail-Archivierung zu beantworten. Hier gibt es im Wesentlichen drei Ansätze, welche die passende Lösung skizieren. E-Mails werden manuell durch den Mitarbeiter vorgangsbezogen archiviert. Dies kann im Rahmen eines geschäftlichen Kontextes erfolgen, aber auch im Sinne einer allgemeinen Archivierung. Die regelbasierte Archivierung erfolgt auf der Grundlage komplexer Regelwerke, sodass Vorgänge ausgewertet und zugeordnet werden. Die sicherste Variante ist die Nutzung der Journalfunktion, sodass alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert werden. Diese Variante ist aus Sicht der rechtlichen Anforderungen die sicherste Variante.

Schutz vor Datenverlust

Entlastung des Mail Servers

Compliance

Zukunftssicher

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