Elektronische Aktenführung
Ganzheitliche Informationsverwaltung
Voraussetzung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung ist eine passgenaue Konzeption, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens Rücksicht nimmt. Eine intelligente Anbindung der Fachverfahren bringt erhebliche Erleichterungen in künftige Nutzung. Die Verknüpfung unterschiedlicher Informationsobjekte soll so erfolgen, dass eine vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen dargestellt wird. Mit einer elektronischen Aktenführung werden Informationen wesentlich gezielter und schneller gefunden als bei der herkömmlichen Papierakte. Der schnelle, ortsunabhängige und kontinuierliche Zugriff auf Informationen wird etabliert.
Mit der integrierten Recherche lässt sich allein anhand eines Schlagwortes das passende Dokument finden. Zudem erhalten die Anwender direkt nach dem Eingang eines Dokumentes den Zugriff. Dies unabhängig davon, ob das Dokument digital zugestellt oder papierbasiert eingescannt wurde. Dies unabhängig vom Standort. Mehrere Personen können gleichzeitig auf eine Akte zugreifen und sich uneingeschränkt dem aktuellen Fall widmen. Informationen sind nicht nur leicht zu finden, sondern auch parallel und sogar mobil von mehreren Personen gleichzeitig. Rollen- und Berechtigungskonzepte ermöglichen die Einsicht in die Akten individuell zu gestalten. Berechtigungen können je nach Verantwortlichkeiten oder Prozessabläufe angepasst werden.
Die flächendeckende Umstellung auf eine elektronische Akte ist in Verwaltungen ein großes Projekt. Nur mit gründlicher Vorbereitung und einer sorgfältigen Konzeption gelingt dieses Vorhaben. Durch ein konsequentes ECM Consulting werden alle Aspekte konzeptionell aufgearbeitet und die Daten in der Verwaltung erst wirklich nutzbar gemacht.