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Dokumentenmanagement

Elektronische Archivierung

Dokumente revisionssicher archivieren

Die elektronische Archivierung steht für die Aufbewahrung von Informationen in elektronischer Form. Ein spezieller Fall der elektronischen Archivierung ist die revisionssichere Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Hier gelten besondere Anforderungen, an die Unveränderbarkeit und langfristige Verfügbarkeit gemäß geltenden Aufbewahrungsfristen.

Elektronische Archivierung – Digitalisierungsstrategie

Für die elektronische Archivierung werden spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff elektronische Archivierung umfasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Systems ECM und einem digitalen Dokumentenmanagement DMS zusammen. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen. Angesichts der sich ständig verändernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die Informationsgesellschaft. Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung auseinanderzusetzen.

Die Disziplin digitales Dokumentenmanagement hat in den meisten Unternehmen bereits feste Strukturen eingenommen. Mit den fortschreitenden systematischen und auch technischen Entwicklungen wird die Beratungsleistung in diesem Bereich immer bedeutsamer. Durch die fachlich geprägten Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen und Aspekten wird eine neutrale Beratungsleistung in Form von ECM Consulting immer wichtiger. Ziel ist es gemeinsam mit unseren Kunden ein starkes digitales Fundament aufzubauen.

Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten

Schnelle Informationsverfügbarkeit

Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände

Transparenter, zentraler Dokumentbestand

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