Elektronische Rechnungen
ZUGFeRD, *.pdf, xRechnung, eMail, EDI und Portale zum Austausch von elektronischen Rechnungen
Technisch und auch je nach Rechtsgebiet besteht ein unterschiedliches Verständnis dazu, was eine E-Rechnung ist. Im Kontext der EU-Richtlinien über die elektronische Rechnungsstellung und dem Steuerrecht sind unterschiedliche Definitionen zu beachten. Die EU-Richtlinie beschreibt mit der elektronischen Rechnung einen strukturierten Datensatz. Bei Bedarf können rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden. Der strukturierte Datensatz ist von zentraler Bedeutung. Mit diesem wird eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung dargestellt. Auf der Landesebene können je nach Region individuelle Abweichungen und interpretationsspielräume festgestellt werden.
Elektronische Rechnungen sind im Sinne des Umsatzsteuerrechts solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Für den Vorsteuerabzug ist zwingend der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich. Weder das Umsatzsteuergesetz noch die Finanzverwaltung schreiben eine technische Umsetzung vor. Wenn Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und automatisieren, können hohe Sparpotenziale mobilisiert werden. Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen vereinfacht den Austausch der Dokumente erheblich und eröffnet wesentlich einfachere Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Wesentlich ist dabei die Nutzung von strukturierten Datensätzen. Praktische Vorteile ergeben sich aus der medienbruchfreien Verarbeitung, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch, Wegfall von Portokosten und Transportwegen.
Dies ist ein entscheidender Faktor für die Gestaltung der Anforderungsanalyse. Durch die erhöhte Verarbeitung von bereits digital zugestellten Rechnungen kann wesentlich effektiver das volle Automatisierungspotential genutzt werden. In unseren Beratungsschwerpunkten der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung definieren wir gemeinsam mit unseren Kunden die zugehörigen Ein- und Ausgangskanäle, sodass wir ein umfassendes Bild der Anforderungen aufzeichnen können. Mithilfe von diesem Zielbild ist es mit dem kundenspezifischen Anforderungskatalog möglich den am passendsten Lösungsanbieter in die bestehenden Unternehmensstrukturen zu integrieren. Wir begleiten Sie von der Projektinitiierung bis zur Vertragsverhandlung der potentiellen Software Lieferanten.