Elektronische Rechnungsverarbeitung
Die E-Rechnung bedarf der Kombination von betriebswirtschaftlichen und technischen Aspekten
Der Austausch von Rechnungen in Papierform stirbt zunehmend aus. Immer mehr Unternehmen stellen auf den digitalen Rechnungsaustausch um. Dies betrifft Ausgangsrechnungen als auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Gesetzliche Anforderungen an die Ordnungsgemäße Buchführung unterstützen diese Entwicklung fortlaufend. Auch Beziehungen zwischen Kunden, Lieferanten und Partner erfordern dies immer mehr. Die Einsparungen und die Transparenz der digitalen Prozesse liegen auf der Hand. Durch die wachsenden Möglichkeiten mindern sich jedoch nicht die organisatorischen und technischen Hürden. Die Übernahme der Dokumente und Anlagen als auch die Integration in das führende ERP System spielt eine tragende Rolle.
Die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung wird schnell zu einem Abteilungsübergreifenden und strategischen Projekt. Neben den klassischen buchhalterischen Themen und der Berücksichtigung der gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen gilt es ein Regelwerk zu erarbeiten. Die Komplexität steckt im Detail, sodass bei einem solchen Projekt eine saubere Prozessdefinition erzeugt werden muss. Die zentrale Fragestellung betrifft das aktuell noch analoge oder schon teilautomatisierte Verfahren. Wie sieht Ihr aktueller Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung in einer End2End Betrachtung aus? Beginnen Sie diesen Prozess von dem Rechnungsempfang, über Kontierungsregelungen, Genehmigungsstufen, Berechtigungskonzepte, Buchungsschritten und letztendlich den Aufbewahrungsregeln zu definieren erkennen Sie schnell die Komplexität. Das zentrale Ziel ist es mit der Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse die aktuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens kennenzulernen und in Konzept für die digitale Bearbeitung zu wandeln. Hierbei gilt es die Optimierungspotentiale zu bewerten und zielgenau zu integrieren.
Unser Beratungsansatz stellt ganz deutlich die Anforderungsdefinition und Prozessdefinition in den Vordergrund. Aufgrund der ermittelten Anforderungen an eine elektronische Rechnungsverarbeitung priorisieren wir die wichtigsten Faktoren für ein Projekt in Ihrem Unternehmen. Wir bereiten Ihnen Fragenkataloge und Konzepte vor, sodass wir für Sie eine Vorauswahl von möglichen Lösungswegen und Anbietern erstellen. Mit den gemeinsam definierten Erfolgsfaktoren durchlaufen wir mit Ihnen die Auswahl des passenden Anbieters. Gemeinsam mit den Fachabteilungen bewerten wir technische Themen wie Integrationsmöglichkeiten, Zukunftssicherheit, Anwendbarkeit und auch Sicherheit. Ziel ist es mit unseren Kunden ein passgenaues Projekt nach Anforderungskatalog und Budget zu gestalten.