Prozessmanagement
Prozessorientiertes Dokumentenmanagement
Transparente Unternehmensprozesse stellen die Grundlage für die zukünftige Digitalisierungsstrategie dar. Wird das Dokumentenmanagement betrachtet, so bedarf es einer Dokumentenlenkung in Form von Workflows, sodass die automatisierte Zustellung und Dokumentenbearbeitung ermöglicht wird. Mithilfe einer durchgängigen Dokumentenanalyse erkennen Sie alle Ein- und Ausgangskanäle Ihrer Dokumente. Das sogenannte In- und Output Management hilft die Unternehmensprozesse aufzunehmen und für zukünftige Automatisierungen vorzubereiten. Mit einem prozessorientierten Dokumentenmanagement stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter zur richtigen Zeit und am richtigen Ort das erforderliche Dokument im Zugriff haben.
Mit dem prozessorientierten Dokumentenmanagement werden mitgeltende Dokumente leicht zugänglich bereitgestellt. Mitarbeiter erhalten automatisiert Dokumente zugestellt und können AdHoc Aktivitäten einsteuern. Das eMail System wird entlastet und eine vollständige Übersicht aller offenen Aufgaben wird erstellt. Die Planung der Abwesenheit für Mitarbeiter wird mit einem durchgängigen Prozessmodell nahezu automatisch gesteuert. Im Rahmen von digitalen Akten werden Prozessketten aufgebaut, welche erforderliche Unterlagen dokumentieren. So werden Mitarbeiter unterstützt alle erforderlichen Unterlagen für den Durchlauf eines Vorgangs zusammenzustellen. Mit dem Aufbau einer Organisationsstruktur befähigen Sie das Workflowsystem automatische Entscheidungsfindungen zu steuern. Welcher Mitarbeiter ist für welches Dokument verantwortlich. Gibt es Revisionen, welche in wiederkehrenden Abständen erstellt werden müssen. Ebenso geschieht es mit Genehmigungsstufen, sodass ein automatisiertes Prüf- und Genehmigungsverfahren etabliert werden kann.
Wir unterstützen Unternehmen im Rahmen der Consultingleistungen Prozessmodelle initial zu modellieren. In Abhängigkeit zu den Unternehmenszielen definieren wir im Rahmen von Detailgesprächen und Workshops Prozesslandkarten. Das Zielbild ergibt sich aus der Vorstudie. Wir begleiten Sie bei der Workflowdefinition von einzelnen Abteilungen bis hin zu der unternehmensweiten Definition durchgängiger Prozesse und Schnittstellen zu führenden Systemen. Die Prozessaufnahme ist ein erster Schritt in das automatisierte Prozessmanagement jeder Digitalisierungsstrategie.