Überspringen zu Hauptinhalt
0221 - 2722 5629 info@dms-beratung.de
Dokumentenmanagement

Vertragsakte

Digitale Verwaltung von vertragsrelevanten Dokumenten

Die Vertragsakte verwaltet alle relevanten Unterlagen zu einem Vertragsverhältnis. Hierzu gehört nicht nur der eigentliche Vertrag, sondern ebenso begleitende Dokumente wie z.B. Vertragsergänzungen, Vertragskündigung, Angebote, Vorverträge oder Schriftverkehr. Eine digitale Vertragsakte bringt erhebliche Vorteile gegenüber einer physische Vertragsakte oder eine ungeordnete Vertragsablage. Durch die Nutzung einer digitalen Vertragsverwaltung werden offene Aktivitäten transparent dargestellt und Risiken minimiert. Dies können im Einzelfall auch Kostensenkungen sein, so der Fall das eine transparente Übersicht von Kündigungsfristen und zugehörigen Erinnerungsfunktionen berücksichtigt werden.

Vertragsakte DMS

Durch die vollständige Dokumentenanalyse und Prozessaufnahme können die Vorteile einer digitalen Vertragsakte optimal genutzt werden. Dies beginnt bei der Unterscheidung von unterschiedlichen Vertragsarten und den zugehörigen Laufzeiten. Der Erfolg einer digitalen Vertragsakte basiert auf den erfassten Informationen zu einem Vertrag und der ständigen Pflege. Wer sich dem Thema der digitalen Vertragsverwaltung annimmt sollte ein umfassendes Konzept zu den Unternehmensstrukturen ausabreiten, sodass eingehende als auch ausgehende Verträge gleichermaßen erfasst werden können. Auch die Betrachtung sensibler Vertragsdaten sollte in einem dedizierten Berechtigungskonzept bedacht und besprochen werden.

Durch ein ECM Consulting wird die zukünftige Lösung unter Anbetracht unterschiedlicher fachlicher und technischer Aspekte konzipiert. Ziel ist es für den Anwendungsfall die passendste Lösung zu finden und somit erhebliche Einsparpotentiale zu finden. Das Ergebnis kann eine in ein ECM System integrierte Lösung, aber auch eine dedizierte Vertragsanwendung sein.

Vollständiger Lebenszyklus eines Vertrags

Schnelle Verfügbarkeit aller Vertragsunterlagen

Schnelle Recherche

Einheitliche Verwaltung der Vertragsdaten

Verknüpfung mit zugehörigen Anwendungen

Automatisierte Fristenkontrolle/Wiedervorlage

Kontrolle der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

Sicherung der Vertraulichkeit

An den Anfang scrollen