Workflow- und Taskmanagement
Automatisierte Lenkung von Dokumenten und Aufgaben
Das Workflow- und Taskmanagement ist ein prozessorientiertes Vorgehen. Zu Beginn stehen immer die Geschäftsprozesse in einer End 2 End Sichtweise. Teile eines gesamten Prozesses können im Rahmen der Konzeption in der Prozesslandkarte priorisiert werden. Dies hat den Vorteil, dass man zunächst die Prozesse mit dem höchsten Potential analysiert. So ist es denkbar, dass man im Rahmen der Bestell- und Beschaffung zunächst mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt. In einem zweiten Schritt betrachtet man den Bestell- und Beschaffungsprozess. In einem abschließenden Schritt werden beide Prozessdefinitionen miteinander verheiratet, sodass die Definition und Implementierungsleistungen mehrstufig aufgebaut werden.
Ein regelbasierter Workflow wird dann sinnvoll, wenn die Prozessketten und Einzelaufgaben zu einem jedem Prozessschritt sich wiederholen und reproduzierbar sind. Auch komplexe Zusammenhänge und Abhängigkeiten können hier die Grundlage bilden und mit exakt gleichem Ablauf wiederholt werden. Hier steht die automatisierte Lenkung von Dokumenten im Fokus. Nicht zu vernachlässigen ist die durchgängige Dokumentation der Prozessmodelle und dessen Ausführung. Mit der sauberen Dokumentation in einem Workflow und Taskmanagement werden die Unternehmensprozesse transparent. Mögliche Abhängigkeiten zu führenden und folgenden Aktivitäten werden ersichtlich. Auch die Anzahl der anstehenden, offenen und abgeschlossenen Vorgänge werden transparent. Es wird die Grundlage geschaffen um eine automatisierte Lastverteilung innerhalb der Unternehmen zu etablieren. Das definierte Regelwerk nutzt nicht nur Prüfsummen und Freigabestufen zu der Ermittlung der nächsten Verantwortlichkeiten, sondern auch die Entscheidungshilfen zur Optimierung der Durchlaufzeiten. Hierbei werden alle Entscheidungsfindungen, Bearbeitungsschritte und Freigabestufen dokumentiert. Dies ist für die nachhaltige Qualitätssicherung und möglichen Nachweispflichten von zentraler Bedeutung.
Wir helfen im Rahmen des DMS Consulting Prozesse zu definieren und Workflowmodelle zu konzipieren. Die Visibilität von Abhängigkeiten zu führenden Systemen und Entscheidungsträgern wird in Workshops ermittelt. Die Ergebnisse fließen in eine systematische Prozesslandkarte und den Anforderungskatalog. Wir begleiten Sie bei der Auswahl des passenden Lösungsanbieters und befähigen somit unsere Kunden ein passgenaues Projekt im Rahmen Ihrer Digitalisierungsstrategie zu starten.