Verfahrensdokumentation
Sind alle Verfahren dokumentiert, können Sie Vollgas geben.Tauchen Sie in die Digitalisierung ein. Die Vorzüge lohnen sich!
Verfahrensdokumentationen liefern den Nachweis der ordnungsgemäßen Archivierung. Diese Dokumentenationen sind für jedes Unternehmen individuell zu erstellen. Maßgeblich sind die Unternehmensprozesse und zugehörigen IT Systeme. Dazu gibt es zu berücksichtigende Rahmenbedingungen, wie die Vollständigkeit, sodass Ihr Verfahrensmodell für Dritte gut nachvollziehbar ist. Sie muss zu jeder Zeit verfügbar und griffbereit sein, sowie laufend aktualisiert werden. Die historische Nachvollziehbarkeit muss gegeben sein und ist fristgemäß aufzubewahren. Die Attribute: sicher, nachvollziehbar und transparent sind zu erfüllen. Wofür das Ganze? Im HGB sind Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und weitere Vorgaben definiert. In der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) wird die Verfahrensbeschreibung explizit in Randziffer 34 genannt. Großen Nutzen bieten Verfahrensdokumentationen bei Betriebsprüfungen. So lassen sich Prozesse und Vorgehensweisen ohne Ungereimtheiten von allen Beteiligten verstehen. Das spart Zeit, Geld und Ärger.
Ziel ist es alle Schritte zu dokumentieren! Von der Erfassung der Dokumente, bis zur Darstellung am Bildschirm und Reproduktion auf Papier.
Typische Inhalte dieser Dokumentationen sind eine allgemeine Beschreibung der Organisation, den Anwendungsfällen und Einsatzbereichen des DMS / ECM Systeme. Prozesse werden fachlich beschrieben und der Aufbau- und Ablauforganisation zugeordnet. Die Daten- und Dokumentbestände werden samt Aufbewahrungsregeln und -fristen beschrieben. Das Gesamtverfahren muss ordnungsgemäß laufen. Bezüglichden rechtlichen Anforderungen und alle Komponenten des Systems (Hard- und Software) müssen übersichtlich dargestellt sein. Organisations- und Arbeitsanweisungen für den Regelfall. Auch Notfallszenarien sind Bestandteil der Dokumentation, genauso wie die Darstellung der Mitarbeiterqualifikationen. Welche Kontrollen durchgeführt werden, technisch oder manuell, finden ebenso ihren Platz. Auch die Darstellung der Langfristverfügbarkeit ist zu thematisieren. Wie wird bei Test und Abnahme vorgegangen und wie wird ein Change-Management-Verfahren eingesetzt. Die Wartungsregelungen runden die Verfahrensdokumentation ab.
Erstellt wird die Verfahrensdokumentation mit verschiedenen Methoden und Standardwerkzeugen. Muster können als Muster den initialen Rahmen bieten. Die Einführung eines DMS / ECM System ist unternehmensprägend. Der finale Schritt ist eine saubere Dokumentation. Wir begleiten unsere Kunden von dem Projektkickoff bis zur finalen Tinte aller Dokumentationsunterlagen.