Migrationskonzepte
Lieber ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende. Never Change a winning Team … aber wenn es nicht mehr läuft, dann helfen wir bei der Migrationskonzeption.
Sie haben bereits ein DMS/ECM-System im Einsatz, wollen oder müssen aber nun wechseln? Die Gründe hierfür können unterschiedlichster Natur sein. Die Ansprüche an das System haben sich geändert oder Sie sind schlicht mit dem bestehenden System nicht zufrieden? Ihr Unternehmen hat sich mit anderen zusammengeschlossen und es soll auf ein einheitliches System umgestiegen werden? Sie müssen downsizen weil Sie sich von anderen Unternehmensbereichen abspalten? Sie wollen die Archivierung Fremdvergeben? Der bisherige Anbieter hat das System abgekündigt? Es soll eine neuere Technologie sein? Und das mit möglichst wenig bis gar keinen Reibungsverlusten? Dabei helfen wir! Für all diese Fälle stehen wir mit unseren erfahrenen Consultants im Rahmen einer Migrationskonzeption zur Verfügung und helfen Ihnen den besten Weg zu finden und zu beschreiten.
Unser Ziel ist es, die Migration so geschmeidig wie möglich zu gestalten – dafür Bedarf es einer guten Planung. Das nehmen wir in die Hand. Bei Migrationsprojekten sind einige grundsätzliche Dinge zu beachten. Hauptaufgabe bei der Migration ist es die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten zu gewährleisten. Die unverfälschte Aufbewahrung muss jederzeit nachgewiesen werden können. Das stellt sowohl technisch (meist ist eine Migration nicht mit „Export“ und „Import“ als Standardfunktion erledigt), als auch kaufmännisch (es bedarf einemm Budget, Wirtschaftsprüfer und Revision müssen informiert werden und Dokumentationsanforderungen müssen erfüllt werden) eine große Herausforderung dar, der wir uns mit Ihnen gemeinsam im Projekt annehmen.
Wir beantworten die typischen Fragestellungen in einem solchen Projekt:
- Welche Bereiche sind vor der Migration betroffen?
- Welche Prozesse werden mit dem DMS bisher abgebildet?
- Welche Schwachstellen soll die zukünftige Lösung nicht mehr haben?
- Welche Lösung ist sinnvoll? Technisch und wirtschaftlich?
- Wie wird sich für ein passendes System entschieden?
- In welcher Reihenfolge werden die Bestände migriert?
- Welche Kosten kommen auf Sie zu?
- Zeit- und Vorgehensplan
Das Migrationsprojekt selber startet in der Regel mit einem Kick-Off-Workshop, darauf folgt die Datenerhebung, eine Ist-Analyse, ein Abgleich mit dem Zielsystem und das Aufzeigen von potentiellen Problembereichen. All dies wird Dokumentiert, ein Migrationskonzept erarbeitet, ggf. Angebote von Migrationsdienstleistern eingeholt, die Kosten geschätzt und sich mit dem Projektteam abgestimmt bevor es dann an die reine Migration geht.
Wir stehen Ihnen während der gesamten Phase zur Seite, als starker Partner mit viel Erfahrung aus vorherigen Projekten gleicher Art.